SÉANCE 2 : ORGANIGRAMME DE L' ENTREPRISE
Cette séquence envisage de vous préparer dans le cadre de la communication avec votre environnement professionnel à identifier l'interlocuteur pertinent et utiliser les modalités de communication adaptée.
Ces connaissances vous permettront d'être capable de transmettre de façon adaptée les informations sur le déroulement du transport, les informations d'ordre commercial, de signaler des difficultés rencontrées...
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1 - Organigramme de l'entreprise ?
1.1 Définition :
Un organigramme est une représentation schématique des liens et des relations fonctionnelles, organisationnelles et hiérarchiques* qui existent entre les éléments et les individus d'une organisation formelle (association, entreprise, réseau, etc...), d'un programme, etc... et met en évidence sa structure organisationnelle.
Il s’agit d’un outil informatif et organisationnel utilisé en entreprise pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants entre les différents métiers de votre structure.
C’est une photographie à l’instant « T » des postes occupés dans votre structure et des rapports pouvant exister entre eux.
Il s’agit également d’un outil de répartition des tâches au sein de l’entreprise.
Aucune obligation légale n’encadre la création d’un organigramme. Il s’agit d’un document pratique et fortement recommandé, mais en aucun cas obligatoire.
* Définition de la hiérarchie : Dans une collectivité (société, institution), la hiérarchie est l'organisation qui classe les personnes, leurs états, leurs fonctions selon des échelons subordonnés les uns aux autres, chaque échelon correspondant à un degré de pouvoir, de responsabilité, de compétence, de dignité, etc., supérieur à celui de l'échelon immédiatement inférieur : on parle alors de "hiérarchie sociale".
1.2 Utilité et rôle d'un organigramme
L’organigramme est avant tout un outil de communication destiné à faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein de l’entreprise, de la société.
1.2.1 Les principaux objectifs de l'organigramme :
- La compréhension du fonctionnement organisationnel d’une entreprise ou d’une équipe pour un nouvel arrivant.
- Une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, leurs rôles dans l’entreprise, les liens inter-métiers et rapports de subordination pouvant exister en son sein. De cette manière chacun connaît sa juste place dans l’équipe, il n’y a plus d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques. Cette cartographie favorise donc largement l’efficacité en entreprise.
- C’est également un outil d’analyse de dysfonctionnements. Il est utile aux membres de la direction pour corriger les problématiques organisationnelles existantes lorsque c’est nécessaire.
- L’organigramme facilite l'optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux salariés. Cet outil contribue donc à la baisse du coût de votre masse salariale.
- Utilisé en externe (par des clients ou partenaires), il est le moyen pour eux de cerner le fonctionnement de l’entreprise et de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique.
1.2.2 Les limites de cet outil :
Pour être efficace, ce document doit constamment être actualisé (lors d’une mobilité interne , d’une création d’emploi ou à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans la société). C’est un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement.
Les limites de cet outil :
En ce qui concerne la répartition des tâches dans l’entreprise, l’organigramme n’est pas l’outil le plus précis.
L’ensemble des tâches et missions rattachées à un métier sont définies précisément dans les fiches de poste des salariés. L’organigramme n’en donne qu’une vision globale.
Malgré son utilité, l’organigramme ne reste qu’un schéma , c’est un outil figé et très peu flexible. Il ne met pas en évidence la polyvalence d’un métier et la transversalité des missions rattachées à chaque poste.
Dans une société en perpétuel mouvement, l’organigramme n’est pas un outil assez souple pour suffire à représenter la complexité de l’organisation d’une entreprise.
Les entreprises modernes fonctionnent de plus en plus en réseau et externalisent un grand nombre de tâches et d’emplois. L’organigramme ne permet pas de mettre en évidence ces modes de fonctionnement.
1.3 Vidéo : A quoi sert un organigramme
Vidéo : A quoi sert un organigramme ?
2 - Différents types d'organigrammes
Il existe 3 grands types d’organigrammes qui présentent des lectures différentes du fonctionnement d’une société.
2.1 L' organigramme en pyramide
Le plus communément utilisé en entreprise.
Les lignes verticales déterminent le rapport de subordination : le plus haut niveau de hiérarchie étant au sommet du schéma. La subordination est «le fait d’être soumis à l’autorité de quelqu’un spécialement dans un ensemble hiérarchisé». Le lien de subordination se caractérise par l’exécution d’un travail sous l’autorité d’un employeur qui a le pouvoir de donner des ordres et des directives, d’en contrôler l’exécution et de sanctionner les manquements de son subordonné.
Les lignes horizontales présentent les métiers de même niveau hiérarchique, connaissant un rapport d’égal à égal.
Chaque salarié est inscrit dans un rectangle : sont indiqués son nom ( son prénom parfois ) et le poste ou la fonction ( parfois le service ) qu'occupe cette personne dans l'entreprise
Les lignes horizontales présentent les métiers de même niveau hiérarchique, connaissant un rapport d’égal à égal.
Attention cela ne veut pas dire que ces personnes occupent le même poste ou la même fonction. En règle général, elles occupent des niveaux de fonction équivalents pour des services ( on parle aussi de processus ) différents !
Les lignes verticales déterminent le rapport d'autorité et/ou de subordination
Plus la personne est indiquée dans le haut de cette représentation schématique, plus elle occupe un poste élevé dans l'organisation de l'entreprise ( exemple : tout en haut on trouve le PDG ou le responsable de l'entreprise )
La position hiérarchique d'une personne, sur cet organigramme, est directement influencée par la description de son activité au sein de l'entreprise telle que décrite par sa fiche de poste et sa fiche de fonction.
Plus cette personne a de responsabilités dans l'organisation de l'entreprise plus on parle d'un poste "élevé".
2.2 L' organigramme en arbre
La lecture se fait de gauche à droite, le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise étant présenté sur la gauche.
De ce fait, les liens hiérarchiques ( d'autorité ou de subordination ) sont horizontaux.
2.3 L' organigramme replié
Un mélange entre la pyramide et l’arbre.
Sa lecture se fait donc de haut en bas et de gauche à droite simultanément.
3 - Notion de fiche de fonction :
3.1 Définition
La Fiche de fonction permet de comprendre la finalité du poste, sa place au sein de l'entreprise et les exigences requises vis-à-vis du collaborateur exerçant ledit métier.
Pour le bénéfice de l'employeur comme du salarié, c'est un outil indispensable pour organiser une entreprise :
Ce document écrit formalise les missions, activités et compétences pour un métier donné.
3.2 Principales applications :
- définir le profil des candidats pour une nouvelle embauche ou bien un recrutement en interne.
- permettre au collaborateur de comprendre la finalité de sa fonction et de son périmètre d'action . En ce sens, c'est un outil de communication avec le manager. L'entretien annuel est l'un des moments clés où cet outil prend toute sa dimension.
- définir un cadre d'évaluation de la performance individuelle en lien avec les exigences du poste.
- se constituer une base de comparaison des rémunérations par rapport au prix marché des métiers.
- gérer et planifier les compétences des collaborateurs de concert avec les exigences du poste actuel ou à venir.
- maîtriser une organisation et son fonctionnement par les métiers qui la constituent. Ce document peut alors permettre de décider quelles fonctions externaliser, celles nécessitant une redéfinition, une montée en compétences, etc.
Il est important de rappeler que la formalisation n'est pas figée. Cet outil doit vivre au gré des modifications que connaît le métier.
Ce document doit être facilement accessible par les collaborateurs concernés et aisément modifiable pour les éventuelles futures mises à jour. Ce n'est pas un document que l'on met de côté sitôt réalisé. C'est un outil de travail qui suit le salarié dans sa progression et dans ses échanges avec son manager.
3.3 Contenu d'une fiche de fonction :
Les rubriques principales présentes sur ce type de document sont les suivantes :
- Intitulé de la fonction : titre officiel usité au sein de l'organisation,
- Description : résumé en quelques mots de la mission principale,
- Positionnement dans la hiérarchie : position du poste dans l'organigramme. Identification du supérieur hiérarchique et des collaborateurs sous sa responsabilité...
- Missions / activités et tâches professionnelles : les premières donnent les grands axes de la raison d'être de la fonction, les secondes apportent plus précisions en les traduisant de manière opérationnelle,
- Compétences requises. Elles sont liées aux activités. Elles se déclinent en 3 dimensions : Savoirs (connaissances), Savoir-faire (mise en pratique des connaissances) et Savoir-être (comportement),
- Qualifications : en complément des savoirs, cette rubrique liste les diplômes et niveaux de formation requis pour assurer ladite fonction.
- Prérogatives : précisions quant au périmètre du domaine de responsabilité.
- Critères de performance : description des critères qui servent de base à l'évaluation des salariés occupant ce poste. Ils découlent logiquement des missions/activités.
- Relations de travail : identification des interlocuteurs fonctionnels en interne comme en externe et description des types de relations établies. Ce point vient en complément de la position de la fonction dans la hiérarchie. Il permet de comprendre comment il s'insère dans la structure et d'identifier les flux physiques et d'informations entre les différents métiers. Pour un nouvel employé, cette rubrique lui permet de savoir quels seront ses interlocuteurs pour mener à bien ses missions.
3.4 Fiche de fonction du conducteur routier :
3.4.1 Qualités attendues :
Le conducteur est face à différents interlocuteurs. Il exerce la majeure partie de son activité hors de son entreprise, sur la route et chez les clients. Il en est « l’ambassadeur », ce qui lui confère des responsabilités importantes dans les différents actes qu’il accomplit.
3.4.2 Capacités et compétences attendues :
le conducteur doit être capable de...
- Collecter et exploiter les informations nécessaires au transport
- Communiquer avec son entreprise, le client, et les acteurs du domaine public
- Renseigner, restituer les documents relatifs à ses activités
- Vérifier et renseigner les documents nécessaires au transport
- Prendre en charge le véhicule et organiser le chargement
- Déterminer et adapter l'itinéraire
- Programmer et gérer ses activités
- Gérer des litiges, les anomalies, les incidents et accidents
- Préparer le véhicule et les accessoires de chargement
- Charger, caler et arrimer la marchandise
- Conduire en sécurité les chariots de manutention à conducteur porté
- Contrôler le chargement
- Conduire rationnellement en sécurité le véhicule
- Exploiter les moyens embarqués de contrôle, de communication d'aide à la conduite et de suivi de la marchandise
- Accéder et manœuvrer sur le site du client
- Mettre la marchandise et les documents à disposition du client
- Gérer les supports de charge, les conditionnements, les rebuts
- Restituer le véhicule
3.4.3 Savoirs associés attendus :
Le conducteur doit maitriser les connaissances liées au domaine du transport routier :
- La réglementation du transport,
- Les contrats de transport,
- La réglementation sociale,
- Les cartes routières et plans d'agglomération
- La marchandise
Le conducteur doit maitriser les connaissances liées au domaine de la conduite des véhicules :
- Les règles de circulation et de sécurité routière
- Les règles de conduite
Le conducteur doit maitriser les connaissances liées au domaine du véhicule de transport de marchandises :
- Les différents types de véhicules
- Le fonctionnement du véhicule
- Les dispositifs hydrauliques embarqués
Le conducteur doit maitriser les connaissances liées au domaine de la manutention :
- La préparation du véhicule à la manutention
- La manutention mécanisée
Le conducteur doit maitriser les connaissances liées au domaine de l'environnement et de l'organisation de l'entreprise :
- L'environnement professionnel
- La gestion des entreprises de transport
- La communication
Le conducteur doit maitriser les connaissances liées au domaine de la qualité et la sécurité dans le transport routier :
- La démarche qualité
- La prévention des risques professionnels
- Le développement durable
4 - Notion de fiche de poste
4.1 Définition
Alors que la fiche de fonction décrit le métier d'une manière générale, la fiche de poste prend en compte les missions particulières et les spécificités individuelles du professionnel qui occupe le poste.
Si la Fiche de fonction décrit les capacités et compétences attendues, la fiche de poste est davantage dans la description des activités et tâches professionnelles.
4.2 Fiche de poste d'un conducteur routier
La profession de conducteur routier a beaucoup évoluée.
- Évolutions technologiques : tachygraphe électronique, informatique embarquée, recherche de fret par internet…
- Développement de nouvelles prestations : stockage, affrètement, activité en « juste à temps »…
En conséquence, l’entreprise attend beaucoup plus qu’une activité de conduite au regard du niveau de formation attendu (Bac Pro, CAP, Titre professionnel, FIMO… ).
Le conducteur doit être en mesure d'accomplir différentes activités et tâches professionnelles. Pour y parvenir, il devra développer et posséder des capacités et compétences. Les capacités sont un ensemble d’aptitudes qui seront mises en œuvre dans différentes situations. Ces compétences gardent un caractère très général, elles ne sont pas directement observables et ne sont jamais totalement maitrisées car se développent sur le long terme, avec l'expérience. Mais ces capacités se déclinent en compétences.
Les compétences sont une combinaisons de ressources individuelles ( savoirs ou connaissances, savoir-faire, savoir-être, comportements, expériences... ) et de ressources liées à l'environnement ( moyen de travail, informations, réseaux relationnels... ) en vue d'agir en situation plus ou moins complexes en satisfaisant à des exigences.
Les principales activités du conducteur consistent à :
- Préparer et organiser sa mission de transport
- Réaliser des opérations d'enlèvement et de chargement
- Réaliser le transport et la livraison
- Communiquer avec son environnement
- Clore sa mission de transport
4.2.1 Préparer et organiser sa mission de transport
accomplir cette mission exige d'être capable de :
- Collecter et exploiter les informations nécessaires au transport à effectuer
- Prendre en charge le véhicule, ses équipements, ses accessoires et s’assurer de leur conformité
- Constituer la pochette de documents nécessaires au transport
- Organiser le chargement et proposer des aménagements
- Déterminer l’itinéraire et prendre en compte des contraintes nouvelles
- Programmer ses activités en fonction des réglementations en vigueur...
4.2.2 Réaliser les opérations d’enlèvement et de chargement
accomplir cette mission exige d'être capable de :
- Préparer le véhicule et les accessoires à l’activité de chargement
- Charge, caler et arrimer la marchandise en utilisant des moyens de manutention autorisés et adaptés
- Contrôler le chargement
- Vérifier la présence et renseigner les documents nécessaires au transport ...
4.2.3 Réaliser le transport et la livraison
accomplir cette mission exige d'être capable de :
- Conduire rationnellement et en sécurité le véhicule
- Exploiter les moyens embarqués de contrôle, de communication, d’aide à la conduite et de suivi de la marchandise
- Gérer ses temps de conduite, de repos et autres activités
- Localiser et accéder au site du client
- Mettre la marchandise et les documents à disposition du client
- Gérer les supports de charge, les conditionnements, les rebus ...
4.2.4 Communiquer avec son environnement
accomplir cette mission exige d'être capable de :
- Rendre compte à l’entreprise, communiquer avec le client
- Gérer les litiges, les anomalies, les incidents et accidents
- Communiquer avec les acteurs du domaine public
- Informer son entreprise et le client ...
4.2.5 Clore sa mission de transport
accomplir cette mission exige d'être capable de :
- Restituer le véhicule en appliquant les procédures de l’entreprise
- Restituer les documents relatifs à ses activités
- Renseigner les outils de la procédure qualité ...
5 - Vidéo - Poste et Fonction du
conducteur routier
Vidéo " Devenir conducteur ou conductrice en transport de marchandises "
6 - Exercices d'étude sur la représentation schématique de l’organisation de l'entreprise ( organigramme )
6.1 Réaliser l'organigramme de la société Transport du LAC de R. Evaloingt
Monsieur Raoul EVALOINGT est un personnage imaginé pour illustrer cette formation, son entreprise de transport public de marchandises est tout autant imaginaire !
Toute similitude avec une ou des personnes, avec une ou des sociétés et entreprises ayant réellement existé ne pourrait être que fortuite et involontaire...
L'auteur de ce site vous prie d'excuser toute ressemblance avec la réalité.
6.1.1 Situation actuelle de la société fondée par Raoul EVALOINGT :
Je vous invite à revenir sur l'historique tel que décrit dans la séance précédente portant sur les statuts de l'entreprise.
Il y a quelques années, monsieur Raoul EVALOINGT, ancien conducteur routier, s'est mis "à son compte", et a créé la société " Transport du LAC" d'abord en entreprise individuelle puis en SARL.
La société de monsieur EVALOINGT s’est agrandie… Il est aujourd'hui le PDG d'un groupe d'entreprises de transport.
Le siège social du groupe est installé dans les locaux de la société " Transport du Lac " à Chambéry.
De là, il gère l'activité de ses différentes succursales :
- La société Transport du LAC à Chambéry (73)
- L'agence parisienne des "Transport du Lac" à PARIS (75),
- La société Lille Express à Dourges (62),
- La société de Messagerie Alsacienne à Bischheim près de Strasbourg (67)
- La société "Rapide des calanques" dont les locaux sont situés dans la zone logistique du Port de Marseille-Fos (13)
En plus d'avoir étendu son activité sur une grande partie est du territoire national, Le Groupe EVALOINGT est membre du réseau MFR ( Messageries Françaises Réunies )...
Monsieur Raoul EVALOINGT est le Président Directeur Général ( PDG ) du groupe.
6.1.2 Organisation de la SARL Transport du LAC
Et désormais, il a toute une équipe de collaborateurs qui travaillent au bon fonctionnement et à l’organisation du groupe :
Carine VENDU dirige l'ensemble des services du pôle administratif et commercial
Carine VENDU est secondée pour la partie comptabilité par Gérard LECONTE–HEBON, qui a le statut de chef-comptable
L’ ensemble du service exploitation du groupe EVALOINGT est dirigé par Karl PASSITE. Ce Responsable d'Exploitation a, en particulier, la responsabilité de toutes les opérations de transport et de logistique du Groupe, et, il coordonne les activités du groupe avec les Messageries Françaises Réunies (MFR).
K. PASSITE est secondé par 2 directeurs adjoints : Raphaël HESSEUX et Annie LESTOQUE.
R. HESSEUX est responsable des opérations de transport, et A. LESTOQUE, est responsable des opérations de logistique, pour l'ensemble du groupe R. EVALOINGT.
Julie EMBOSCH est directrice des ressources humaines et, à ce titre, c'est la responsable du personnel de l'ensemble du groupe, son bureau est au siège de Chambéry.
3 agents d’exploitation adjoints sont en en charge des opérations de transport locales dans les agences de Lille, Strasbourg et Marseille :
- Louis CHETIMI, pour la succursale LILLE EXPRESS, est responsables des opérations de la zone "Nord",
- Allan CANEBIAIRE, pour la succursale méditerranéenne " RAPIDE des CALANQUES" à Marseille, est responsable des opérations de la zone "Sud".
- Marc LEBRETTEZEL pour la MESSAGERIE ALSACIENNE à Strasbourg, est responsable des opérations dans la zone "Est".
6.1.3 1er exercice du TD :
Mettons nous à la place d'un conducteur de la Société Rapide des Calanques qui vient pour la première fois sur le site de Chambéry, avec pour ordre de s'adresser directement au responsable des Transport, mais souhaite aussi une entrevue avec le responsable du personnel....
Mettons nous à la place d'une personne qui souhaite déposer son CV en vue d'un emploi au sein du groupe EVALOINGT...
Enfin mettons nous dans la position d'un éventuel client, qui arrive dans les locaux du siège, et souhaite un devis pour une opération de transport...
Sans un organigramme, comment ces "visiteurs" ( c'est le terme usuel ) peuvent-ils espérer trouver le bon interlocuteur ?
A partir de ces informations, il vous est demandé de compléter, sur votre TD, un tableau qui répertorie les " acteurs majeurs " de l' organisation du Groupe de Transport R. EVALOINGT. Et, de replacer ces personnes, en bonnes places, sur le diagramme à compléter en indiquant les noms et fonctions de chacun.
On vous demande de respecter la position hiérarchique de ces personnes telle que convenue dans un diagramme en pyramide.
Étude d'un cas concret : Les Transports MAUFFREY
6.1.4 2ème exercice du TD :
A partir de la vidéo ci-dessous, il vous est demandé de compléter, sur votre TD, un tableau qui répertorie les " acteurs majeurs " de l' organisation de la société MAUFFREY.
Et, de replacer ces personnes, en bonnes places, sur le diagramme à compléter en indiquant les noms et fonctions de chacun.
On vous demande de respecter la position hiérarchique de ces personnes telle que convenue dans un diagramme en pyramide.
Vidéo " Organisation au sein de la société de transport MAUFFREY "
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